De Fryske Marren is een bruisende gemeente met jaarlijks een grote hoeveelheid aan verschillende evenementen.

Regels voor evenementen

Als u een (nieuw) evenement of een activiteit wilt organiseren die nog niet op de evenementenkalender staat, dan vragen wij u om dit zo gauw mogelijk bij ons te melden. We kunnen dan namelijk regionaal afstemmen met de Veiligheidsregio Fryslân over de inzet van hulpdiensten, zoals politie en GGD Fryslân. Het is op dit moment niet meer mogelijk om evenementen tot de tweede week van september aan te melden, alleen evenementen voor na die datum.

NB Deze regionale afstemming geldt alleen voor vergunningsplichtige evenementen. Vergunningsvrije, kleine activiteiten stemmen we niet regionaal af, maar moeten wel bij de gemeente gemeld worden en voldoen aan het coronadraaiboek. Na aanmelding ontvangt u hierover zo vlot mogelijk een reactie van ons, zodat u aan de slag kunt met de organisatie.

Vergunningsaanvraag

Na de regionale afstemming van uw plan, ontvangt u bericht van ons of er ruimte is voor uw activiteit. Vervolgens vraagt u de vergunning aan. Houd bij vergunningsplichtige evenementen rekening met een aanvraagprocedure van minimaal acht weken.

Heeft u al een evenementenvergunning aangevraagd of een melding gedaan? Stuur ons dan zo snel mogelijk het coronadraaiboek van uw activiteit. Uw activiteit moet voldoen aan de voorwaarden in het coronadraaiboek.

Vragen?

Voor het organiseren van een evenement dient u vooraf contact op te nemen met Sietie Bruinsma of Monique Reekers via telefoonnummer 14 05 14 of e-mail.

Kijk voor meer informatie op de website van Rijksoverheid.nl.

Voorwaarden coronadraaiboek bij evenementen en activiteiten

Evenementen en activiteiten die vanaf 1 juli 2020 plaatsvinden, moeten aan onderstaande voorwaarden voldoen. Geef als organisator in uw coronadraaiboek aan op welke manier u dit organiseert.

Voor alle evenementen en activiteiten

Voor alle evenementen en activiteiten gelden onderstaande voorwaarden / richtlijnen.

Inrichting terrein

  • Maak een plattegrond van het terrein op schaal met inachtneming van de 1,5 meter afstand.
  • Geef duidelijk aan waar de ingang/uitgang is.
  • Geef de looproute aan, stel zo nodig éénrichtingverkeer in (ook backstage).
  • Bereken de netto oppervlakte (zonder bouwsels, sanitair, bar etc.) van het terrein.
  • Bereken het aantal bezoeker dat u op het terrein kwijt kunt
    • (stilstaande crowd: bezettingsgraad per persoon: 3,6 m2 (27 personen op 100 m2);
    • bewegende crowd: bezettingsgraad per persoon: 4,7 m2).
  • Zorg voor voldoende ruimte op plaatsen waar bezoekers iets kopen, ook voor de wachtrij.

Tips

  • Waar komen de bezoekers binnen en vertrekken ze? Zijn er andere routes mogelijk die je anders niet gebruikt?
  • Welke verkeersbewegingen verwacht je binnen en buiten?
  • Waar verwacht je de drukke knelpunten? En wat zijn andere alternatieven?
  • Hoe ga je om met mensen met een visuele, lichamelijke of verstandelijke beperking? Houd ook rekening met deze groep en laat dit zien in je plan.
  • Zorg er voor dat de hulpdiensten altijd toegang en de ruimte hebben. Houd daarbij rekening met de calamiteitenroute.
  • Sluit gedeeltes af waar bezoekers niet mogen komen.
  • Zorg er voor dat de nooduitgang altijd bereikbaar is.
  • Omroepen (je kunt de bezoekers op de maatregelen attenderen).
  • Toezicht (zorg voor toezicht en attendeer mensen op de 1,5 meter afstand).

Op- en afbouw

  • Maak duidelijke afspraken met leveranciers wie wanneer aanwezig is, om het aantal medewerkers  zo beperkt mogelijk te houden. Beschrijf dit met een tijdslijn.

Entree

  • Welke voorzieningen zijn er voor de bezoekers (bijv. handgel).
  • Als triage nodig is, beschrijf dan hoe u dit uitvoert.
  • Hoeveel personen wilt u toelaten tot het evenement? Per persoon is minimaal 2 m² nodig om op 1,5 meter te kunnen blijven maar er is meer ruimte nodig voor bewegingen.
  • Hoe voorkomt u dat er niet te veel personen op het terrein zijn?
  • Is online reservering mogelijk of noodzakelijk?
  • Is het mogelijk om met tijdvakken te werken?
  • Is er een toegangsprijs: is pinnen of contactloos betalen mogelijk?

Tips

  • Hoe ziet de entree er uit? Is het mogelijk om elkaar op 1,5 meter te passeren? Waar kun je in voorzien?
  • Toezicht bij entree (die checkt of men zich aan de regels houdt/rij afsluiten als het te druk wordt)
  • Aantal mensen tellen.
  • Schoonmaakploeg inzetten.
  • Huisregels ophangen: wat zijn de verwachtingen vanuit de organisator en wat wordt er vanuit de bezoeker verwacht?
  • Zorg er voor dat er regelmatig schoongemaakt wordt.

Informatie bezoekers

  • Beschrijf hoe u bezoekers informeert over de coronarichtlijnen (flyers, banners, borden op duidelijk zichtbare plaatsen).
  • Uitgifte Horeca
  • Beschrijf hoe het barpersoneel voldoende is beschermd (plexiglas, doorschijnend zeil).
  • Beschrijf hoe de hygiëne maatregelen zijn geregeld (handschoenen, mondkapjes).
  • Beschrijf hoe de betaling voor consumpties is geregeld (bijv. éénmalige consumptiebonnen).
  • Werk met disposables in plaats van met herbruikbare glazen.

Sanitaire voorzieningen

  • Beschrijf de looproute naar de toiletten.
  • Zijn de toiletten en de handenwasgelegenheden op voldoende afstand van elkaar.
  • Beschrijf hoe/hoe vaak de toiletten worden gereinigd.
  • Zorg voor voldoende ruimte voor de wachtenden.

Contactpersoon en toezicht

  • Wijs één persoon aan die namens de organisatie verantwoordelijk is voor de uitvoer van de coronamaatregelen. Dit is ook het aanspreekpunt voor de hulpdiensten en toezichthouders.
  • Maak een telefoonlijst met de namen en nummers van de verantwoordelijke personen voor de diverse disciplines in de organisatie (entree, catering, backstage etc.)
  • Zorg voor voldoende beveiligers en/of eigen toezichthouders.

Ontruiming

  • Beschrijf wanneer u overgaat tot ontruiming, wie de verantwoordelijke persoon is en hoe de ontruiming wordt uitgevoerd.
  • Calamiteiten: vluchten gaat boven de 1,5 meter maatregel.

Informeren

  • Zorg dat iedereen op de hoogte is. Bespreek uw coronaplan met alle vrijwilligers, medewerkers van de catering, standhouders en andere personen die op het terrein aanwezig zijn.

Tips

  • Zorg voor een duidelijke briefing aan medewerkers.
  • Hang de voorschriften op.
  • Geef online ook de voorschriften aan en welke faciliteiten er wel/niet zijn.

Vragen?

Met deze richtlijnen willen we u houvast geven met het organiseren van uw activiteit. Heeft u hierover vragen? Mail of bel met Sietie Bruinsma, Monique Reekers of André Jonker via telefoonnummer 14 05 14 of e-mail.

Informatie voor organisatoren

De Fryske Marren is een bruisende gemeente met jaarlijks een grote hoeveelheid aan verschillende evenementen.

Evenementen

De meeste evenementen zijn verboden. Uitgezonderd zijn:

  • Betogingen, samenkomsten en vergaderingen volgens de Wet openbare manifestaties.
  • Warenmarkten voor eerste levensbehoeften.

Evenement of activiteit organiseren

Gaat u iets organiseren? Check dan eerst de voorwaarden, want er zijn verschillende spelregels waar u en de bezoekers/deelnemers zich aan moeten houden. Als organisator van een evenement of activiteit bent u hiervoor verantwoordelijk. Vanuit de gemeente willen we u hierbij zo goed mogelijk begeleiden. Voor alle activiteiten en evenementen geldt: check de voorwaarden in het coronadraaiboek.

Subsidies: hoe gaan we daar mee om?

Veel organisatoren hebben voor hun activiteit subsidie van de gemeente gekregen.

Verplaatsen

Initiatiefnemers die hun activiteiten op een later moment door laten gaan, mogen hun subsidie gewoon houden. Het subsidiebedrag moet dan wel worden gebruikt voor de oorspronkelijk bedoelde activiteit. Stelt u uit en hebt u al subsidie toegekend gekregen? Geef dit dan altijd door aan het subsidiebureau van de gemeente, via subsidiebureau@defryskemarren.nl.

Annuleren

Gaat uw activiteit helemaal niet door? Neem dan altijd contact op met het subsidiebureau, via subsidiebureau@defryskemarren.nl. Als u al kosten gemaakt heeft, dan kunt u dat deel van de subsidie behouden. Anders ontvangen wij graag de verstrekte subsidie terug.

Voor nieuwe initiatieven kunt u overigens nog altijd subsidie aanvragen. Uiteraard geldt daarvoor wel dat deze binnen de maatregelen van het kabinet moeten passen.

Betaalde leges krijgt u terug

Als een activiteit vanwege het coronavirus niet door kan gaan en de vergunning is al verleend, dan hoeft u geen leges te betalen. U krijgt dit bedrag automatisch van ons terugbetaald als dit al voldaan is. U kunt ons hier ook altijd een e-mail over sturen met in het onderwerp ‘leges geannuleerd evenement’.

Verplaatsen van uw evenement

Het verplaatsen van evenementen naar een nieuwe datum, is op dit moment nog niet mogelijk. Dit is besloten vanuit de Veiligheidsregio Fryslân en geldt voor alle Friese gemeenten. Nadat het verbod op evenementen is opgeheven, kunt u contact met ons opnemen over de mogelijkheden van verplaatsing. Daarbij houden we rekening met bestaande evenementen die jaarlijks na 1 juli plaatsvinden.

Vergunning aanvragen voor evenementen

U kunt de vergunning voor evenementen aanvragen, al is het onder voorbehoud. Doe dit op tijd: bij voorkeur 16 weken voor de datum van het evenement (zie het aanvraagformulier evenementen). Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Sietie Bruinsma of Monique Reekers, via telefoonnummer 14 05 14 of e-mail.

Informatie voor culturele instellingen en clubs

Heeft u vragen over wat er mogelijk is op cultureel gebied. Kijkt dan op de website van de Rijksoverheid. Hier vindt u een de meest actuele maatregelen en een uitgebreide vraag en antwoord op het gebied van cultuur.
Ook vindt u meer informatie op de websites van de Koninklijke Nederlandse Muziek Organisatie (KNMO).

Heeft uw sociale en/of culturele amateurclub hulp nodig?

Gemeente De Fryske Marren betreurt het als sociale en/of culturele amateurclubs, zoals een fanfare of toneelclub, door de coronamaatregelen in financiële problemen komen. Waar mogelijk willen wij clubs graag helpen om deze tijd van crisis door te komen.

Heeft u hulp nodig of een goed idee?

Wij horen graag of en zo ja, op welke wijze sociale en/of culturele amateurclubs hulp nodig hebben om deze crisistijd door te komen. Daarnaast zijn wij uiteraard ook benieuwd naar de wijze waarop clubs er wel in slagen om deze lastige periode het hoofd te bieden. Op basis van de binnengekomen reacties, bekijken wij op welke wijze we als gemeente samen met de amateurclubs tot oplossingen voor acute problemen kunnen komen.

U kunt een mail sturen naar Julia Tomasoa, beleidsmedewerker cultuur door een e-mail te sturen of met haar bellen via ons algemene telefoonnummer 14 05 14 (zonder kengetal).