De Fryske Marren is een bruisende gemeente met jaarlijks een grote hoeveelheid aan verschillende evenementen.

Kabinet presenteert subsidieregeling voor evenementen bij annulering

Organisatoren kunnen weer aan de slag met het plannen en organiseren van evenementen vanaf 1 juli 2021. Met een subsidieregeling staat het Rijk garant voor gemaakte kosten wanneer het evenement door coronabeperkingen onverhoopt niet door kan gaan. De organisatie ontvangt in dat geval het grootste deel (80%) van de kosten terug als gift, de overige kosten worden vergoed in de vorm van een lening.

Lees op de website van het Rijk meer over de subsidieregeling voor evenementen bij annulering.

Corona-ontheffing en nieuwe, tijdelijke coronawet

Op 1 december 2020 zijn de nieuwe, tijdelijke coronawet (tijdelijke wet maatregelen Covid-19) en de daarbij horende ministeriële regelingen ingegaan. Hiermee is de noodverordening Covid-19 komen te vervallen. Noodverordeningen zijn namelijk voor crisissituaties van beperkte tijd; de dreiging van het coronavirus duurt langer.
Bij de nieuwe wet hoort ook dat het in sommige, uitzonderlijke situaties mogelijk is om een corona-ontheffing aan te vragen. Een corona-ontheffing biedt u in uitzonderlijke situaties een verruiming van de coronamaatregelen. In dit bericht lichten we dat toe.

Wanneer kunt u een corona-ontheffing aanvragen?

U kunt alleen een corona-ontheffing aanvragen als er sprake is van een uitzonderlijke en bijzondere situatie. Bovendien kunt u de ontheffing alleen aanvragen voor:

  • Afwijking van de groepsgrootte.
  • Openstelling van publieke plaatsen.
  • Een bijzonder evenement. Te denken valt aan bepaalde bruiloften, uitvaarten, het uitreiken van koninklijke onderscheidingen, herdenkingen en jubilea waarbij bijzondere omstandigheden spelen.

Is de situatie voldoende uitzonderlijk?

Vraag uzelf goed af of de noodzaak van de ontheffing voor de bijzondere omstandigheden die u wilt aanvragen, opweegt tegen het belang van het terugdringen van het coronavirus. Om te beoordelen of er sprake is van een bijzondere situatie, vragen wij u om contact op te nemen met Sietie Bruinsma of André Jonker, door een e-mail te sturen of telefonisch op 14 05 14. We kunnen dan samen met u bespreken of de situatie inderdaad uitzonderlijk is en zich ervoor leent om een aanvraag voor een corona-ontheffing in te dienen.

Let op

De aanvraag wordt getoetst aan de huidige maatregelen. Ook wanneer uw activiteit bijvoorbeeld pas over een paar maanden plaatsvindt. Daarnaast worden de ontwikkelingen rondom corona in de gaten gehouden. Deze ontwikkelingen kunnen ook van invloed zijn op de verleende ontheffing. Houd hier in elk geval rekening mee. Wij kunnen hierover nog contact met u opnemen.

Ontheffing mondkapjesplicht

Bovenstaande corona-ontheffing is niet bedoeld voor het dragen van een mondkapje. Wilt u weten wie uitgezonderd is van de plicht om een mondkapje te dragen en hoe u dat moet aantonen? Kijk dan op de website van Rijksoverheid.

Corona-vangnetregeling

Door de coronacrisis en de bijbehorende maatregelen liggen veel activiteiten stil. Ook de activiteiten van veel sportverenigingen, cultuurverenigingen en dorpshuizen. Dat betreuren wij. Er zijn clubs die vanwege de coronamaatregelen in financiële problemen raken. Daarvoor hebben wij de ‘corona-vangnetregeling’.

Wat is de corona-vangnetregeling

De corona-vangnetregeling is een renteloze lening voor alle - niet professionele organisaties: sportverenigingen, cultuurverenigingen en dorpshuizen in gemeente De Fryske Marren- die vanwege coronamaatregelen hun rekeningen niet (meer) kunnen betalen. Geldt dat voor uw vereniging of stichting? Dan kunt u tot 31 januari 2021 gebruik maken van de corona-vangnetregeling. De gemeente heeft voor deze leningen in totaal € 50.000 beschikbaar. Daarbij geldt, wie het eerst komt, het eerst maalt.

Aanvragen

U kunt uw aanvraag voor deze regeling mailen naar vangnetregeling@defryskemarren.nl. Wij nemen vervolgens contact met u op om de financiële situatie van uw vereniging of stichting te bespreken en eventueel een overeenkomst te tekenen voor de renteloze lening.

Gemeente De Fryske Marren heeft  de corona-vangnetregeling omdat sportverenigingen, cultuurverenigingen en dorpshuizen erg belangrijk zijn voor een krachtige sociale basis in onze gemeente. Een inclusieve samenleving waarin iedereen -naar vermogen- mee kan doen. De gemeente ziet en waardeert dat.

Coronadraaiboek bij evenementen en activiteiten

Het kabinet heeft ingestemd met de organisatie van fieldlabs. Dat zijn praktijktesten om inzicht en data te vergaren rondom het verlagen van de besmettingsrisico’s op evenementen. Bij onder andere twee voetbalwedstrijden, een cabaretvoorstelling, een zakelijk congres en een concert wordt getest wat er gebeurt als één of meerdere basismaatregelen worden losgelaten. Zodat we zicht krijgen op mogelijkheden om mensen veilig en verantwoord evenementen te laten bezoeken in de toekomst.

1,5 meter afstand houden

De algemene, landelijke richtlijnen voor afstand houden gelden altijd, wat u ook doet. Voor de onderlinge afstand geldt: iedereen moet 1,5 meter afstand houden met uitzondering van kinderen tot en met 12 jaar (zij hoeven onderling en tot volwassenen geen afstand te houden) en voor jongeren van 13 tot 18 jaar (zij hoeven onderling geen afstand te houden, wel tot volwassenen).

Deze algemene informatie over afstand houden vindt u ook op de website van de Rijksoverheid, hier staan altijd de laatste richtlijnen.

Coronadraaiboek

Als u een evenement of activiteit organiseert, toetst u dit eerst aan <de voorwaarden in het coronadraaiboek>. Deze toets is nodig voor elk evenement en elke activiteit, ook als dit een niet-vergunningsplichtig evenement is op openbaar terrein, zoals een buurt-BBQ, een braderie of een viswedstrijd. We doen dit in de coronaperiode, om de organisatie van evenementen en activiteiten op verantwoorde wijze mogelijk te maken en de veiligheid te blijven garanderen. Voldoet uw activiteit niet aan de punten in het coronadraaiboek, dan kunt u geen aanvraag voor een activiteit indienen en de activiteit niet organiseren.

Overleg over draaiboek

Heeft u een kleine, vergunningsvrije activiteit (en/of op eigen terrein), dan is het wellicht niet nodig om een volledig coronadraaiboek in te dienen. Dit kunt u met ons overleggen op het moment dat u de activiteit aanmeldt via e-mail of telefonisch op 14 05 14. De melding van alle activiteiten (groot en klein) is in deze coronaperiode nodig, zodat de hulpdiensten zicht houden op het aantal activiteiten.

Vervolg evenementenkalender

Als u een (nieuw) evenement of een activiteit wilt organiseren die nog niet op de evenementenkalender staat, dan vragen wij u om dit zo gauw mogelijk bij ons te melden. We kunnen dan namelijk regionaal afstemmen met de Veiligheidsregio Fryslân over de inzet van hulpdiensten, zoals politie en GGD Fryslân.

NB Deze regionale afstemming geldt alleen voor vergunningsplichtige evenementen. Vergunningsvrije, kleine activiteiten stemmen we niet regionaal af, maar moeten wel bij de gemeente gemeld worden en voldoen aan het coronadraaiboek. Na aanmelding ontvangt u hierover zo vlot mogelijk een reactie van ons, zodat u aan de slag kunt met de organisatie.
Vergunningsaanvraag

Na de regionale afstemming van uw plan, ontvangt u bericht van ons of er ruimte is voor uw activiteit. Vervolgens vraagt u de vergunning aan. Houd bij vergunningsplichtige evenementen rekening met een aanvraagprocedure van minimaal zes weken.

Heeft u al een evenementenvergunning aangevraagd of een melding gedaan? Stuur ons dan zo snel mogelijk het coronadraaiboek van uw activiteit. Uw activiteit moet voldoen aan <de voorwaarden in het coronadraaiboek>.

Vragen?

Met deze richtlijnen willen we u houvast geven bij het organiseren van uw activiteit. Heeft u hierover vragen? Mail of bel met Sietie Bruinsma, Monique Reekers of André Jonker via telefoonnummer 14 05 14 of info@defryskemarren.nl.

Voorwaarden coronadraaiboek bij evenementen en activiteiten

Evenementen en activiteiten die vanaf 1 juli 2020 plaatsvinden, moeten aan onderstaande voorwaarden voldoen. Geef als organisator in uw coronadraaiboek aan op welke manier u dit organiseert.

Voor alle evenementen en activiteiten

Voor alle evenementen en activiteiten gelden onderstaande voorwaarden / richtlijnen.

Inrichting terrein

  • Maak een plattegrond van het terrein op schaal met inachtneming van de 1,5 meter afstand.
  • Geef duidelijk aan waar de ingang/uitgang is.
  • Geef de looproute aan, stel zo nodig éénrichtingverkeer in (ook backstage).
  • Bereken de netto oppervlakte (zonder bouwsels, sanitair, bar etc.) van het terrein.
  • Bereken het aantal bezoeker dat u op het terrein kwijt kunt
    • (stilstaande crowd: bezettingsgraad per persoon: 3,6 m2 (27 personen op 100 m2);
    • bewegende crowd: bezettingsgraad per persoon: 4,7 m2).
  • Zorg voor voldoende ruimte op plaatsen waar bezoekers iets kopen, ook voor de wachtrij.

Tips

  • Waar komen de bezoekers binnen en vertrekken ze? Zijn er andere routes mogelijk die je anders niet gebruikt?
  • Welke verkeersbewegingen verwacht je binnen en buiten?
  • Waar verwacht je de drukke knelpunten? En wat zijn andere alternatieven?
  • Hoe ga je om met mensen met een visuele, lichamelijke of verstandelijke beperking? Houd ook rekening met deze groep en laat dit zien in je plan.
  • Zorg er voor dat de hulpdiensten altijd toegang en de ruimte hebben. Houd daarbij rekening met de calamiteitenroute.
  • Sluit gedeeltes af waar bezoekers niet mogen komen.
  • Zorg er voor dat de nooduitgang altijd bereikbaar is.
  • Omroepen (je kunt de bezoekers op de maatregelen attenderen).
  • Toezicht (zorg voor toezicht en attendeer mensen op de 1,5 meter afstand).

Op- en afbouw

  • Maak duidelijke afspraken met leveranciers wie wanneer aanwezig is, om het aantal medewerkers  zo beperkt mogelijk te houden. Beschrijf dit met een tijdslijn.

Entree

  • Welke voorzieningen zijn er voor de bezoekers (bijv. handgel).
  • Als triage nodig is, beschrijf dan hoe u dit uitvoert.
  • Hoeveel personen wilt u toelaten tot het evenement? Per persoon is minimaal 2 m² nodig om op 1,5 meter te kunnen blijven maar er is meer ruimte nodig voor bewegingen.
  • Hoe voorkomt u dat er niet te veel personen op het terrein zijn?
  • Is online reservering mogelijk of noodzakelijk?
  • Is het mogelijk om met tijdvakken te werken?
  • Is er een toegangsprijs: is pinnen of contactloos betalen mogelijk?

Tips

  • Hoe ziet de entree er uit? Is het mogelijk om elkaar op 1,5 meter te passeren? Waar kun je in voorzien?
  • Toezicht bij entree (die checkt of men zich aan de regels houdt/rij afsluiten als het te druk wordt)
  • Aantal mensen tellen.
  • Schoonmaakploeg inzetten.
  • Huisregels ophangen: wat zijn de verwachtingen vanuit de organisator en wat wordt er vanuit de bezoeker verwacht?
  • Zorg er voor dat er regelmatig schoongemaakt wordt.

Informatie bezoekers

  • Beschrijf hoe u bezoekers informeert over de coronarichtlijnen (flyers, banners, borden op duidelijk zichtbare plaatsen).
  • Uitgifte Horeca
  • Beschrijf hoe het barpersoneel voldoende is beschermd (plexiglas, doorschijnend zeil).
  • Beschrijf hoe de hygiëne maatregelen zijn geregeld (handschoenen, mondkapjes).
  • Beschrijf hoe de betaling voor consumpties is geregeld (bijv. éénmalige consumptiebonnen).
  • Werk met disposables in plaats van met herbruikbare glazen.

Sanitaire voorzieningen

  • Beschrijf de looproute naar de toiletten.
  • Zijn de toiletten en de handenwasgelegenheden op voldoende afstand van elkaar.
  • Beschrijf hoe/hoe vaak de toiletten worden gereinigd.
  • Zorg voor voldoende ruimte voor de wachtenden.

Contactpersoon en toezicht

  • Wijs één persoon aan die namens de organisatie verantwoordelijk is voor de uitvoer van de coronamaatregelen. Dit is ook het aanspreekpunt voor de hulpdiensten en toezichthouders.
  • Maak een telefoonlijst met de namen en nummers van de verantwoordelijke personen voor de diverse disciplines in de organisatie (entree, catering, backstage etc.)
  • Zorg voor voldoende beveiligers en/of eigen toezichthouders.

Ontruiming

  • Beschrijf wanneer u overgaat tot ontruiming, wie de verantwoordelijke persoon is en hoe de ontruiming wordt uitgevoerd.
  • Calamiteiten: vluchten gaat boven de 1,5 meter maatregel.

Informeren

  • Zorg dat iedereen op de hoogte is. Bespreek uw coronaplan met alle vrijwilligers, medewerkers van de catering, standhouders en andere personen die op het terrein aanwezig zijn.

Tips

  • Zorg voor een duidelijke briefing aan medewerkers.
  • Hang de voorschriften op.
  • Geef online ook de voorschriften aan en welke faciliteiten er wel/niet zijn.

Vragen?

Met deze richtlijnen willen we u houvast geven met het organiseren van uw activiteit. Heeft u hierover vragen? Mail of bel met Sietie Bruinsma, Monique Reekers of André Jonker via telefoonnummer 14 05 14 of e-mail.

Informatie voor organisatoren

De Fryske Marren is een bruisende gemeente met jaarlijks een grote hoeveelheid aan verschillende evenementen.

Evenementen

De meeste evenementen zijn verboden. Uitgezonderd zijn:

  • Betogingen, samenkomsten en vergaderingen volgens de Wet openbare manifestaties.
  • Warenmarkten voor eerste levensbehoeften.

Praktijktests (fieldlabs)

Het kabinet heeft ingestemd met de organisatie van fieldlabs. Dat zijn praktijktesten om inzicht en data te vergaren rondom het verlagen van de besmettingsrisico’s op evenementen. Bij onder andere twee voetbalwedstrijden, een cabaretvoorstelling, een zakelijk congres en een concert wordt getest wat er gebeurt als één of meerdere basismaatregelen worden losgelaten. Zodat we zicht krijgen op mogelijkheden om mensen veilig en verantwoord evenementen te laten bezoeken in de toekomst.

Evenement of activiteit organiseren

Gaat u iets organiseren? Check dan eerst de voorwaarden, want er zijn verschillende spelregels waar u en de bezoekers/deelnemers zich aan moeten houden. Als organisator van een evenement of activiteit bent u hiervoor verantwoordelijk. Vanuit de gemeente willen we u hierbij zo goed mogelijk begeleiden. Voor alle activiteiten en evenementen geldt: check de voorwaarden in het coronadraaiboek.

Subsidies: hoe gaan we daar mee om?

Veel organisatoren hebben voor hun activiteit subsidie van de gemeente gekregen.

Verplaatsen

Initiatiefnemers die hun activiteiten op een later moment door laten gaan, mogen hun subsidie gewoon houden. Het subsidiebedrag moet dan wel worden gebruikt voor de oorspronkelijk bedoelde activiteit. Stelt u uit en hebt u al subsidie toegekend gekregen? Geef dit dan altijd door aan het subsidiebureau van de gemeente, via subsidiebureau@defryskemarren.nl.

Annuleren

Gaat uw activiteit helemaal niet door? Neem dan altijd contact op met het subsidiebureau, via subsidiebureau@defryskemarren.nl. Als u al kosten gemaakt heeft, dan kunt u dat deel van de subsidie behouden. Anders ontvangen wij graag de verstrekte subsidie terug.

Voor nieuwe initiatieven kunt u overigens nog altijd subsidie aanvragen. Uiteraard geldt daarvoor wel dat deze binnen de maatregelen van het kabinet moeten passen.

Betaalde leges krijgt u terug

Als een activiteit vanwege het coronavirus niet door kan gaan en de vergunning is al verleend, dan hoeft u geen leges te betalen. U krijgt dit bedrag automatisch van ons terugbetaald als dit al voldaan is. U kunt ons hier ook altijd een e-mail over sturen met in het onderwerp ‘leges geannuleerd evenement’.

Verplaatsen van uw evenement

Het verplaatsen van evenementen naar een nieuwe datum, is op dit moment nog niet mogelijk. Dit is besloten vanuit de Veiligheidsregio Fryslân en geldt voor alle Friese gemeenten. Nadat het verbod op evenementen is opgeheven, kunt u contact met ons opnemen over de mogelijkheden van verplaatsing. Daarbij houden we rekening met bestaande evenementen die jaarlijks na 1 juli plaatsvinden.

Vergunning aanvragen voor evenementen

U kunt de vergunning voor evenementen aanvragen, al is het onder voorbehoud. Doe dit op tijd: bij voorkeur 16 weken voor de datum van het evenement (zie het aanvraagformulier evenementen). Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Sietie Bruinsma of Monique Reekers, via telefoonnummer 14 05 14 of e-mail.

Informatie voor culturele instellingen en clubs

Heeft u vragen over wat er mogelijk is op cultureel gebied. Kijkt dan op de website van de Rijksoverheid. Hier vindt u een de meest actuele maatregelen en een uitgebreide vraag en antwoord op het gebied van cultuur.
Ook vindt u meer informatie op de websites van de Koninklijke Nederlandse Muziek Organisatie (KNMO).

Heeft uw sociale en/of culturele amateurclub hulp nodig?

Gemeente De Fryske Marren betreurt het als sociale en/of culturele amateurclubs, zoals een fanfare of toneelclub, door de coronamaatregelen in financiële problemen komen. Waar mogelijk willen wij clubs graag helpen om deze tijd van crisis door te komen.

Heeft u hulp nodig of een goed idee?

Wij horen graag of en zo ja, op welke wijze sociale en/of culturele amateurclubs hulp nodig hebben om deze crisistijd door te komen. Daarnaast zijn wij uiteraard ook benieuwd naar de wijze waarop clubs er wel in slagen om deze lastige periode het hoofd te bieden. Op basis van de binnengekomen reacties, bekijken wij op welke wijze we als gemeente samen met de amateurclubs tot oplossingen voor acute problemen kunnen komen.

U kunt een mail sturen naar Julia Tomasoa, beleidsmedewerker cultuur door een e-mail te sturen of met haar bellen via ons algemene telefoonnummer 14 05 14 (zonder kengetal).