Evenement organiseren

Als u een evenement wilt organiseren, dan heeft u soms een vergunning nodig. Dat hoeft niet voor alle evenementen, soms hoeft u alleen een melding te doen.

Stap 1: Bereken de risicoscore van uw evenement

Heeft u een evenementenvergunning nodig of niet? Bereken dit eenvoudig met behulp van de risicoscore.

Bereken uw risicoscore

Klasse-indeling evenementen

Evenementen zijn ingedeeld in een klasse.

  • Klasse A met een laag risico;
  • Klasse B met verhoogde aandacht;
  • Klasse C voor de grootschalige of risicovolle evenementen.

Deze indeling is gemaakt op basis van het aantal risicopunten dat een evenement krijgt. De punten worden toegekend op basis van een aantal (vaste) criteria die betrekking hebben op het soort evenement, de bezoekers (aantal) en de plaats en tijdstip van het evenement. Met het beantwoorden van tien vragen weet u hoe uw evenement is ingedeeld en of u wel of niet een vergunning moet aanvragen.

Te downloaden:

Stap 2: Evenementenvergunning aanvragen

Uit de risicoanalyse is een risicoscore gekomen. Aan de hand van deze score kunt u uw vergunning verder regelen.

Scoort u meer dan vier punten?

Vul het formulier aanvraag evenementen groter dan vier punten in. In dit formulier vraagt u een vergunning aan voor een b of c-evenement. Deze evenementen zijn vergunningplichtig.

Aanvraagformulier groter dan vier punten

Scoort u minder dan vier punten?

Onder de vier punten hoeft u geen evenementenvergunning aan te vragen. Uw evenement valt onder de vergunningsvrije evenementen. Voor deze evenementen vragen we om uw evenement aan te melden voor de evenementenkalender. Dan weten we dat uw evenement plaatsvindt. Het aanmelden is dan ook niet verplicht. U kunt uw evenement elk jaar bij de gemeente aanmelden vanaf 15 oktober tot 15 november. Heeft u nog faciliteiten (bijvoorbeeld dranghekken, een wegafsluiting of containers) nodig? Vul dan het aanvraagformulier faciliteiten evenement kleiner dan vier punten in.

Aanvraag faciliteiten evenement kleiner dan vier punten

Foutieve score?

Valt uw evenement ten onrechte onder de 4 punten door een telfout of een onjuiste interpretatie? Houdt u er dan rekening mee dat u bij eventuele incidenten niet verzekerd bent. U kunt zelf (als persoon) aansprakelijk gesteld worden voor de gevolgen. Heeft u vragen? Neem dan contact met ons op.

Vraag uw vergunning bij voorkeur 13 weken voordat het evenement plaatsvindt aan

U kunt uw vergunning bij voorkeur 13 weken maar minimaal 8 weken voor het evenement aanvragen. Uw aanvraag wordt beoordeeld, als de openbare orde en veiligheid gegarandeerd zijn, dan wordt er een vergunning verstrekt. In deze vergunning zijn voorschriften opgenomen, waaraan u zich moet houden zodat het evenement ook feitelijk kan/mag doorgaan.

Geen vergunning?

Het zonder vergunning organiseren van een evenement van 4 punten of meer komt voor uw eigen risico en is een overtreding van artikel 2:25 van de Algemene Plaatselijke Verordening. De gemeente kan hier handhavend tegen optreden.

Evenementenkalender

Wilt u in 2018 in De Fryske Marren een evenement organiseren? Dan kunt u dit aanmelden op de evenementenkalender. Aanmelden is mogelijk vanaf 15 oktober tot en met 15 november 2017. Op basis van deze kalender wordt een evenementenoverzicht vastgesteld. Heeft u vragen over de evenementenkalender? Neem dan contact met ons op.

Bekijk de evenementenkalender van 2017

Komt uw evenement voor op het vastgestelde evenementenoverzicht?

Dan mag u er vanuit gaan dat uw evenement op die datum onder voorschriften door kan gaan. U kunt een evenementenvergunning aanvragen. Scoort u minder dan vier punten in de risicoanalyse? Dan hoeft u geen evenementenvergunning aan te vragen. U moet mogelijk wel meldingen doen of een ontheffing aanvragen voor bijvoorbeeld het schenken van alcohol, het gebruik maken van gemeentelijke materialen of het afsluiten van wegen.

Komt uw evenement niet voor op het vastgestelde evenementenoverzicht?

De burgemeester kan besluiten dat uw evenement niet door kan gaan. Dit zal hij doen als de openbare orde en veiligheid in het geding is of als er te weinig tijd is om te beoordelen of de openbare orde en veiligheid voldoende gewaarborgd zijn.

Te downloaden:

Wilt u publiciteitsborden plaatsen?

Er zijn regels opgesteld om publiciteitsborden voor kortdurende activiteiten te plaatsen. Voor commerciële bedrijven, zoals de horeca, is het ook mogelijk om publiciteits- of aankondigingsborden op de aangewezen locaties te plaatsen.

Wat valt er onder een kortdurende activiteit?

Dat kunt u vinden in de nadere regels publiciteitsborden ten behoeve van kortdurende activiteiten. Hier kunt u ook de voorwaarden vinden waaronder het bord mag worden geplaatst, zoals bijvoorbeeld de afmetingen en vorm/inhoud.

Waar mag u publiciteitsborden plaatsen en waar niet?

Wilt u een kortdurende activiteit bekendmaken dan kunt u gebruik maken van de aangewezen locaties. Borden op eigen terrein zijn niet toegestaan. Alle borden die niet overeenkomstig het beleid zijn geplaatst worden door de gemeente verwijderd. De gemaakte kosten van verwijdering of handhaving kunnen worden verhaald.

U organiseert een activiteit in een andere gemeente?

Organiseert u een activiteit in een andere gemeente? En wilt u publiciteitsborden in onze gemeente plaatsen? Organisatoren van evenementen en activiteiten in andere gemeenten kunnen hiervoor een vergunning aanvragen.

Zet u verkeersregelaars in bij uw evenement?

Bij evenementen zorgen verkeersregelaars ervoor dat het verkeer veilig kan doorrijden. Het inzetten van verkeersregelaars is een eigen verantwoordelijkheid van de organisatie. Nadere regels voor het inzetten van verkeersregelaars leest u in het document onderaan deze tekst. Het is verplicht bevoegde verkeersregelaars in te zetten, anders zijn de risico’s voor de organisatie. Voor meer informatie kunt u terecht op de website www.verkeersregelaarsexamen.nl.

Te downloaden:

Wilt u een drankontheffing aanvragen?

Organiseert u een tijdelijke, bijzondere gelegenheden (bijvoorbeeld evenementen, jubilea of recepties)? En vindt dit buiten een horecabedrijf plaats? Dan kan het schenken/verstrekken van zwakalcoholhoudende drank worden toegestaan. We noemen dit een ontheffing artikel 35 Drank- en Horecawet.

Wie kan de ontheffing aanvragen?

Iedereen in het bezit van een SVH diploma kan de ontheffing aanvragen als het gaat om een tijdelijke, bijzondere gelegenheid.

Organiseert u een vergunningsvrij evenement?

Voor alle vergunningsvrije evenementen en overige bijzondere, tijdelijk, gelegenheden vraagt u dit aan met het formulier aanvraag tijdelijke ontheffing Drank en Horeca model C. De ontheffing kunt u aanvragen voor een aaneengesloten periode van maximaal 12 dagen.

Gaat het om een evenement met een vergunningsplicht?

Dan vraagt u de drankontheffing aan met het formulier aanvraag evenementen groter dan 4 punten.

Heeft u vragen?

Neem dan contact met ons op via telefoonnummer 14 05 14 of stel uw vraag via onze website. Houd de risicoscore voor uw evenement gereed, dan kunnen we u sneller helpen.