Voorwaarden coronadraaiboek bij evenementen en activiteiten

Evenementen en activiteiten die vanaf 1 juli 2020 plaatsvinden, moeten aan onderstaande voorwaarden voldoen. Geef als organisator in uw coronadraaiboek aan op welke manier u dit organiseert.

Voor activiteiten en evenementen waarbij meer dan 250 personen aanwezig zijn

  • Moet u een gezondheidscheck onder de bezoekers doen. In een gezondheidscheck (ook wel triage genoemd) vraagt een medewerker de bezoeker of de bezoeker verkouden is of koorts heeft;
  • Wij adviseren u om te werken met een aanmeldsysteem, zodat u precies weet hoeveel mensen er komen (zodat u de indeling/ruimtes hier goed op kunt aanpassen); in artikel 2.1.3 staat dat je bij samenkomsten boven de 250 personen moet werken met reservering.
  • Daarnaast moet men boven de 250 personen placeren (vooraf plaatsen toewijzen).
  • Als er buiten sprake is van een continue doorstroming van mensen, zoals op de kermis, jaarmarkten en braderie, is er geen maximum aantal mensen dat bij elkaar mag komen en is er geen triage nodig.
  • In buitenruimtes waar geen continue doorstroming van mensen is, geldt geen maximum aantal mensen dat bij elkaar mag komen, zolang er gewerkt kan worden met reservering, een gezondheidscheck en een vaste zitplaats.

Voor alle evenementen en activiteiten

Daarnaast gelden voor alle evenementen en activiteiten onderstaande voorwaarden / richtlijnen.

Inrichting terrein

  • Maak een plattegrond van het terrein op schaal met inachtneming van de 1,5 meter afstand.
  • Geef duidelijk aan waar de ingang/uitgang is.
  • Geef de looproute aan, stel zo nodig éénrichtingverkeer in (ook backstage).
  • Bereken de netto oppervlakte (zonder bouwsels, sanitair, bar etc.) van het terrein.
  • Bereken het aantal bezoeker dat u op het terrein kwijt kunt
    (stilstaande crowd: bezettingsgraad per persoon: 3,6 m2 (27 personen op 100 m2);  
    bewegende crowd: bezettingsgraad per persoon: 4,7 m2).
  • Zorg voor voldoende ruimte op plaatsen waar bezoekers iets kopen, ook voor de wachtrij.

Tips

  • Waar komen de bezoekers binnen en vertrekken ze? Zijn er andere routes mogelijk die je anders niet gebruikt?
  • Welke verkeersbewegingen verwacht je binnen en buiten?
  • Waar verwacht je de drukke knelpunten? En wat zijn andere alternatieven?
  • Hoe ga je om met mensen met een visuele, lichamelijke of verstandelijke beperking? Houd ook rekening met deze groep en laat dit zien in je plan.
  • Zorg er voor dat de hulpdiensten altijd toegang en de ruimte hebben. Houd daarbij rekening met de calamiteitenroute.
  • Sluit gedeeltes af waar bezoekers niet mogen komen.
  • Zorg er voor dat de nooduitgang altijd bereikbaar is.
  • Omroepen (je kunt de bezoekers op de maatregelen attenderen).
  • Toezicht (zorg voor toezicht en attendeer mensen op de 1,5 meter afstand).

Op- en afbouw

  • Maak duidelijke afspraken met leveranciers wie wanneer aanwezig is, om het aantal medewerkers  zo beperkt mogelijk te houden. Beschrijf dit met een tijdslijn.

Entree

  • Welke voorzieningen zijn er voor de bezoekers (bijv. handgel).
  • Als triage nodig is, beschrijf dan hoe u dit uitvoert.
  • Hoeveel personen wilt u toelaten tot het evenement? Per persoon is minimaal 2 m² nodig om op 1,5 meter te kunnen blijven maar er is meer ruimte nodig voor bewegingen.
  • Hoe voorkomt u dat er niet te veel personen op het terrein zijn?
  • Is online reservering mogelijk of noodzakelijk?
  • Is het mogelijk om met tijdvakken te werken?
  • Is er een toegangsprijs: is pinnen of contactloos betalen mogelijk?

Tips

  • Hoe ziet de entree er uit? Is het mogelijk om elkaar op 1,5 meter te passeren? Waar kun je in voorzien?
  • Toezicht bij entree (die checkt of men zich aan de regels houdt/rij afsluiten als het te druk wordt)
  • Aantal mensen tellen.
  • Schoonmaakploeg inzetten.
  • Huisregels ophangen: wat zijn de verwachtingen vanuit de organisator en wat wordt er vanuit de bezoeker verwacht?
  • Zorg er voor dat er regelmatig schoongemaakt wordt.

Informatie bezoekers

  • Beschrijf hoe u bezoekers informeert over de coronarichtlijnen (flyers, banners, borden op duidelijk zichtbare plaatsen).
  • Uitgifte Horeca
  • Beschrijf hoe het barpersoneel voldoende is beschermd (plexiglas, doorschijnend zeil).
  • Beschrijf hoe de hygiëne maatregelen zijn geregeld (handschoenen, mondkapjes).
  • Beschrijf hoe de betaling voor consumpties is geregeld (bijv. éénmalige consumptiebonnen).
  • Werk met disposables in plaats van met herbruikbare glazen.

Tip voor meer dan 250 bezoekers

  • Zorg voor online inschrijving, zo weet u exact hoeveel mensen er op uw evenement komen.

Sanitaire voorzieningen

  • Beschrijf de looproute naar de toiletten.
  • Zijn de toiletten en de handenwasgelegenheden op voldoende afstand van elkaar.
  • Beschrijf hoe/hoe vaak de toiletten worden gereinigd.
  • Zorg voor voldoende ruimte voor de wachtenden.

Contactpersoon en toezicht

  • Wijs één persoon aan die namens de organisatie verantwoordelijk is voor de uitvoer van de coronamaatregelen. Dit is ook het aanspreekpunt voor de hulpdiensten en toezichthouders.
  • Maak een telefoonlijst met de namen en nummers van de verantwoordelijke personen voor de diverse disciplines in de organisatie (entree, catering, backstage etc.)
  • Zorg voor voldoende beveiligers en/of eigen toezichthouders.

Ontruiming

  • Beschrijf wanneer u overgaat tot ontruiming, wie de verantwoordelijke persoon is en hoe de ontruiming wordt uitgevoerd.
  • Calamiteiten: vluchten gaat boven de 1,5 meter maatregel.

Informeren

  • Zorg dat iedereen op de hoogte is. Bespreek uw coronaplan met alle vrijwilligers, medewerkers van de catering, standhouders en andere personen die op het terrein aanwezig zijn.

Tips

  • Zorg voor een duidelijke briefing aan medewerkers.
  • Hang de voorschriften op.
  • Geef online ook de voorschriften aan en welke faciliteiten er wel/niet zijn.

Vragen?

Met deze richtlijnen willen we u houvast geven met het organiseren van uw activiteit. Heeft u hierover vragen? Mail of bel met Sietie Bruinsma, Monique Reekers of André Jonker via telefoonnummer 14 05 14 of info@defryskemarren.nl.