Bestuurs- en directiesecretaresse Alice Schop (08-04-2020)

Alice Schop met laptop in de hand voor een rietkraag

Alice Schop is bestuurs- en directiesecretaresse bij De Fryske Marren. Ze ondersteunt zowel de directie als het college van burgemeester en wethouders. Het leuke aan haar beroep vindt ze de afwisseling. Naast haar werkzaamheden op het secretariaat houdt ze zich namelijk ook bezig met evenementenorganisatie.

Alice is samen met haar collega’s Jansje Koopmans, Femke Schaap-Blauw, Magda Damstra en Monique Zonderop werkzaam op het secretariaat. Het vijftal ondersteunt het dagelijks bestuur (burgemeester en wethouders) en de directie, onder leiding van gemeentesecretaris Ditta Cazemier. Daarnaast zijn Alice en haar collega’s de verbindende schakel tussen het bestuur, de directie, de gemeentelijke organisatie, inwoners en externe organisaties. “Veel mensen hebben geen idee wat er op het secretariaat allemaal gebeurt en juist daarom vind ik het zo leuk om lezers van Tusken de Marren eens een kijkje in de keuken te geven”, vertelt Alice. “Al is mijn werk niet in één zin samen te vatten. Afgezien van de post, mail, telefoontjes en het bezoek weten wij ’s morgens bijna nooit wat er die dag gaat komen.”

Rechterhand

“Het is onze voornaamste taak om de burgemeester, wethouders en directie te ontlasten, zodat zij zich kunnen concentreren op bestuurlijke zaken. We zijn een soort van rechterhand”, lacht Alice. “De bestuursleden van onze gemeente zijn heel toegewijd: ze trekken actief de gemeente in, komen op veel plekken en gaan op bezoek bij inwoners en organisaties om te ontdekken wat er speelt in de gemeente. Ze hebben het écht heel druk. Wij zorgen ervoor dat ze hun werkzaamheden onder de juiste omstandigheden kunnen uitvoeren. We houden ze op de hoogte, voorzien ze van alle informatie die nodig is en begeleiden en ontvangen bezoek. Daarnaast beheren we de agenda’s en verzorgen we het telefoonverkeer, de post en correspondentie. Ook bereiden we vergaderingen voor en zorgen we voor de administratieve afhandeling van vergaderstukken. Goede communicatie is onontbeerlijk in ons vak. Met elkaar zorgen we voor een fijne sfeer en goede dienstverlening, waar inwoners op kunnen bouwen en vertrouwen.”

Geen dag hetzelfde

Alice en haar collega’s zijn een hecht team. “We zijn heel verschillend, maar daardoor vullen we elkaar goed aan. Op 1 april is onze collega Aafke Bouma met pensioen gegaan, een zeer ervaren secretaresse met veel kennis en kunde. We moeten allemaal weer even onze draai vinden”, aldus Alice. “Werken op het secretariaat is een uitdagende baan. Door de dynamiek van het werk moet je stevig in je schoenen staan en makkelijk kunnen schakelen. Geen dag is hetzelfde! Omdat we op het secretariaat het eerste aanspreekpunt zijn voor verschillende groepen mensen, moet je weten welke belangen er spelen en wie je wanneer moet betrekken bij een vraagstuk. We hebben te maken met de meest uiteenlopende zaken. Daarom is het van belang dat we goed plannen, organiseren en prioriteiten kunnen stellen.”

Evenementen

Naast haar secretariële taken houdt Alice zich ook bezig met de organisatie van allerlei evenementen. Jaarlijks organiseert ze onder andere de gemeenteavond bij de Friese Ballonfeesten en de rondvaart tijdens het SKS-skûtsjesilen voor gasten van de gemeente. Alice: “Daarnaast coördineer ik elk jaar verschillende werkzaamheden rondom de dodenherdenkingen in De Fryske Marren. In 2019 mocht ik meewerken aan de organisatie van de Koningsspelen op basisschool De Arke in Lemmer, met als hoogtepunt het bezoek van Koning Willem-Alexander. Dat was fantastisch om te doen! Dit jaar ben ik betrokken bij de werkgroep ‘75 jaar vrijheid’. Overal in onze gemeente hebben inwoners mooie plannen en festiviteiten bedacht om dit te vieren. De saamhorigheid die daaruit ontstaat, vind ik prachtig om te zien. Door de getroffen maatregelen in de strijd tegen het coronavirus gaan veel activiteiten niet door. Toch heb ik ontzettend veel bewondering voor de inzet die vrijwilligers hebben getoond. Zij zijn voor mij een grote inspiratiebron!”

Top