Het Woo-proces

Wanneer u een Woo-verzoek indient, doorloopt uw verzoek verschillende stappen. Op deze pagina leggen we uit hoe wij uw verzoek behandelen, welke termijnen gelden en wat u van ons kunt verwachten.

Inhoudsopgave

Ontvangst en termijnen

Zodra uw Woo-verzoek bij ons is binnengekomen, ontvangt u van ons een ontvangstbevestiging. Vanaf de datum waarop wij uw verzoek ontvangen, gaat de wettelijke beslistermijn van vier weken lopen. Deze termijn kan met twee weken worden verdaagd.

Wij streven ernaar om ieder Woo-verzoek binnen de wettelijke termijn af te handelen. Soms lukt dit niet, bijvoorbeeld vanwege de omvang of complexiteit van een verzoek. Als wij verwachten dat het niet lukt om binnen de wettelijke termijn een besluit te nemen, nemen wij hierover contact met u op. We bespreken dan de verdere behandeling van uw verzoek en maken, waar mogelijk, afspraken over het vervolg.

Opschorting vanwege derde belanghebbenden

Bij de behandeling van uw Woo-verzoek kunnen derde belanghebbenden betrokken zijn. Dit zijn personen of organisaties die mogelijk gevolgen ondervinden van de openbaarmaking van de gevraagde informatie.

Als derde belanghebbenden worden betrokken, wordt de beslistermijn tijdelijk opgeschort. De betrokken derde belanghebbenden krijgen veertien dagen de gelegenheid om een zienswijze te geven over de voorgenomen openbaarmaking.

Wanneer de beslistermijn wordt opgeschort, ontvangt u hierover van ons een opschortingsbericht. Hierin staat waarom de behandeling van uw verzoek wordt opgeschort en, voor zover mogelijk, wat dit betekent voor het verdere verloop van uw verzoek.

De opschorting eindigt zodra de betrokken derde belanghebbende een zienswijze heeft ingediend of wanneer de termijn van veertien dagen ongebruikt is verstreken. Vanaf dat moment gaat de beslistermijn weer verder.

Contact over uw Woo-verzoek

Binnen de gemeente wordt uw Woo-verzoek in behandeling genomen door de Woo-coördinatiedesk (WCD).

Wij bekijken eerst of uw verzoek voldoende duidelijk en concreet is. In sommige gevallen is het mogelijk om uw vraag op een andere manier te beantwoorden, zonder dat daarvoor een formele Woo-procedure nodig is. Ook kan het voorkomen dat uw verzoek te algemeen of onvoldoende duidelijk is omschreven.

Als dit het geval is, nemen wij contact met u op. We bespreken dan samen wat u precies zoekt en of uw verzoek kan worden verduidelijkt of nader gespecificeerd. De beslistermijn wordt opgeschort totdat voldoende duidelijk is welke informatie u opvraagt.

Let op: als een verzoek te algemeen is geformuleerd en u niet meewerkt aan het verduidelijken of specificeren daarvan, kan het verzoek buiten behandeling worden gesteld.

Inventarisatie van informatie

Als duidelijk is welke informatie u opvraagt, gaan wij op zoek naar de documenten die onder uw Woo-verzoek vallen. Dit noemen we de inventarisatie.

We zoeken bijvoorbeeld in documentmanagementsystemen, mailboxen, digitale schijven en archieven. Als dat nodig is, worden ook fysieke archieven geraadpleegd.

De documenten die mogelijk onder uw verzoek vallen, worden verzameld en vervolgens beoordeeld.

Beoordeling van de documenten

Na de inventarisatie beoordelen wij de aangetroffen documenten aan de hand van de Wet open overheid (Woo). Het gaat bijvoorbeeld om e-mails, brieven, memo’s, nota’s en verslagen.

Overheidsinformatie is in beginsel openbaar. De Woo bevat echter uitzonderingen. In bepaalde gevallen mag of moet informatie daarom worden geweigerd of onleesbaar worden gemaakt. Daarbij wordt onder meer gekeken naar de uitzonderingsgronden in artikel 5.1, 5.2 en 5.3 van de Woo.

De tekst van deze wetsartikelen kunt u vinden op: Staatsblad 2022, 14 | Overheid.nl > Officiële bekendmakingen

Als slechts een deel van een document niet openbaar kan worden gemaakt, wordt alleen dat deel onleesbaar gemaakt. De overige informatie wordt dan openbaar gemaakt.

Besluit

Na inventarisatie en beoordeling wordt een inventarisatielijst gemaakt en wordt het besluit opgesteld. In het besluit wordt toegelicht waarom bepaalde informatie niet openbaar wordt gemaakt.

Vragen over uw Woo-verzoek

Heeft u tijdens de behandeling van uw Woo-verzoek vragen over de procedure of de voortgang? Dan kunt u contact opnemen met de Woo-coördinatiedesk  via woo@defryskemarren.nl. Wij kunnen u informeren over de behandeling van uw verzoek.